특별 행사

2006.5

장애인복지학과 1차 이설희, 이성민, 황인정

이 주제로 인해 좋은 아이디어들과 복잡한 의문점들에 이르기까지 다양한 범위의 토론들이 야기되었다. 이는 크리스틴 스콧이 면밀히 정리했던 것으로, 그녀는 해결해야할 전반적인 문제들에 대해 다양한 방법을 제시했다. 그 중엔 이미 다루어졌거나 전혀 언급되지 않아왔던 것들도 있으며, 또 어떤 것들은 차후에, 질문에 의한 답변 형식으로 혹은 자신의 경험에 의한 결론으로 질문에 응하고 있다. 그 답변들을 우선 살펴보도록 하자.

당신의 방법들 중 최상의 것들은 무엇이었는가?

1. 한 가지 행사 (기금조달의 유무와 관계없음)를 위해 조직된 “분리 위원회”를 활용하라. 즉, 당신의 이사회는 배제시켜라. 이 위원회는 행사를 관리하고 수행할 책임이 있는 사람들로 이루어진다.

2. 행사의 다양한 부문들을 관리할 다양한 하부구조를 활용하라. 예를 들면, 우리의 ‘와인 페스티벌  조직 위원회’에는 다음과 같은 하부 구조로 나뉘어 있다. 물류, 데코레이션, 연회, 시음, 특별 게스트 연사, 입장권 판매, 경매 등.

3. Stewardship(접대의식? 진행자들에 대한 감사?)/ 자원봉사자들에 대한 존중 : 이것은 정말 중요하다. 사람들은 대가를 바라거나 감사 받기를 원치 않는다고 말하지만. 어쨌든 그들에게 감사해라. 그것도 최대한 자주. 당신이 이미 충분히 감사의 표시를 했다고 생각한다면, 그래도 계속해라. 특히, 공식적인 자리에서 감사의 표시를 한다거나, 감사패를 전달하는 것도 도움이 될 것이다. 만약 공식적인 연회가 아니라면, 행사 중에 그들을 불러 일으켜 소개하라. [행사가 끝난 후 감사 행사를 갖는 것은 별로 도움이 되지 않는다. 가령 행사를 성공적으로 끝마치도록 열심히 일한 자원봉사자들을 위한 식사자리를 마련하고 그 자리를 빌어 다음 행사를 위한 평가식으로 이용한다면 어떻겠는가?

4. 항상 계획하고 점검하라. 위험을 감수하는 것을 두려워하지 마라. 대단히 성공적이었던 (거의 3천 명에 가까운 사람들을 끌어 모은) 와인 페스티벌은 매우 종교적인 신앙심의 본고장에서 열렸다. 우리의 계획에 대한 지역 주민들의 반응을 상상해 보라. 하지만 철저한 계획과 현지 예비조사들 덕분에 행사가 성공할 거라 확신할 수 있었고 또 실제로 그랬던 것이다.

당신의 가장 컸던 실수들은 무엇인가?

1. 혼자서 처리하려 했던 것. 모든 파이에 손을 대야만 할 것 같은 기분이 들었다. 충고하자면, 대리인, 대리인, 대리인이 필요하다! “방법”에 얽매이지 말고, 좋은 사람들을 뽑아서 그들로 하여금 일하게 하라.

2. 스태프들이 행사준비에 너무 많은 시간을 빼앗겼다. 대부분의 일들은 자원봉사자들에게 맡겨라. 스태프들에겐 (여기서 스태프란 기금 개발자뿐만이 아닌 조직 내에 있는 모든 스태프들을 말한다) 자신이 기관의 재무적인 안정성에 관여되어 있다는 걸 느끼는 것이 매우 중요하다. 결국 행사의 주요 목적을 달성할 사람들은 그들인데, 이미 해야 할 일이 너무 많고, 그들에게 더 많은 것을 요구하게 되면 쉽게 지쳐버릴 것이다.

3. 부위원장 구조를 활용하지 않은 점. 우리는 상황이 되는대로 한 사람에게 위원회나 하부위원회의 위원장직을 맡아 줄 것을 요구하면서 조직을 소진시키고 말았다. 당신에겐 끊임없이 새로운 사람들의 유입이 필요하다. 가능하면 조직 내에서 연마하며 훈련할 수 있는 사람들로. 표준 임기 제도를 마련하라. 예를 들면, 위원장이 일년(혹은 이년, 그건 결정하기 나름)을 역임하면, 다음 임기는 부위원장이 자신의 부위원장 후보를 훈련시키며 다음 위원장 자리를 물려받는 방식이다.

오래된 방식, 혹은 새로운 방식?

매년 같은 스타일의 행사를 유지해야할지, 아니면 사람들은 유인하기 위한 신선하고 새로운 행사를 매년 기획해야 할지에 대한 이전의 논의가 있다. 참가자들은 몇 년간 같은 형식의 행사에 흥미를 잃어버리는 경향을 갖고 있다는 건 주지의 사실이기 때문에, 흥미로운 행사가 될 수 있도록 유지하는 것은 중요한 일이다. 하지만 사람들은 동시에 “Signature event”, 즉 매년 개회되면서 당신의 조직과 지역주민들이 연계되어 있는 행사의 이점에 대해서도 동의한다. 계속 같은 형식의 행사를 유지하면서 약간의 새로운 요소를 가미하는 절충안 정도가 합리적으로 보여 진다.

한 가지 제안할 수 있는 건, 조직 내에서 순환 형식으로 ‘새로운 피’를 도입하는 것이다. 당신이 매년 같은 행사를 개최하면서 하부조직에 새로운 사람들의 영입이 없다면, 절대 같은 사람을 행사의 위원장 자리에 앉히지 마라. 즉 “작년에도 통했고 그 전 해에도 성공적이었는데 왜 바꿔야 하지?”라고 말하는 건 충분치 않다. 우리는 모든 것이 새롭고 개선되기를 요구하는 사회에 살고 있다.

스태프들을 소진시켜 버리는 이벤트

특별 행사를 개최하는 데 있어서 가장 자주 언급되는 문제점 중에 하나는, 그 행사가 스태프들뿐만 아니라 자원봉사자들의 시간과 에너지를 모두 소진시켜버리는 경향이 있다는 것이다. 하지만 행사 개발 관리자들의 문제는 그 준비기간 동안 모든 다른 일들이 뒷전으로 밀려버린다는 것이며 만약 당신의 조직이 일년에 두 개의 행사를 준비하고 서너 달의 준비기간을 필요로 한다면, 그거야 말로 당신의 스케줄에 커다란 손실이다.

좋은 자원봉사자들과 적절한 구조의 행사 준비 조직은 필수사항이다. 행사를 수행할 조직위원회를 구성하는 것은 이 문제에 접근하는 가장 좋은 방법으로 생각된다. 위원회는 정기적으로 모임을 갖고 의사결정을 하며 조직 내의 이사회와 다른 부처와의 긴밀한 접촉을 갖는 것 등이 필요하다. 그리고 조직위원회 내부에는 각각의 행사 준비를 위한 하부조직을 갖춰야 한다.

각각의 사람들이 수행하고 있는 일과 좋은 기록을 유지하고 일들을 잘 하는 사람들은 아주 많은 토론의 주제를 가지고 있다.

몇몇의 참가자들은 자원봉사자들에게 적당하지 않은 일들에 대해서도 일하라고 요구된 것을 느꼈으나, 몇몇은 사람들은 이런 것들이 그들이 일을 더 잘 하게 한다고 말한다.

물론, 자주 일어나지 않는 after-event 보고들은 그래도 없는 것보다는 낫다.

만일 당신이 국회 운영 위원회 형식을 사용하고자 하는 제안은 어떤 이사회에서 짧은 시간동안 유지되고 얻어져야 하는 것이다.

같은 사람들이 같은 이벤트를 매년 생산하기 위해 올 때, 기록하는 것은 아주 중요한 것은 아니다. 그러나 만일 매번 다른 사람들이거나, 작은 아이디어를 가지고 일을 한다면 이것은 피할 수 없는 것이다.

이벤트 형태

몇 개의 질문들은 가장 성공적인 이벤트가 무엇이고, 그리고 생산하기 위한 이벤트의 유형을 어떻게 선택할 것인가를 나타낸다. 이것은 물론 어떤 주어진 조직에게 답변을 하기에는 어려운 질문이다

지역의 차이들, 당신의 직원과 자원봉사자들의 능력은, 당신의 공동체에서 이미 계속되고 있는 모든 요소들이다.

이 주제에 대한 한 재미있는 생각은 당신이 그 표면에(서) 당신의 단체의 목적인 “나아가기”를 위한 어떤 것을 반드시 할 필요가 없다는 생각이다.

당신의 공동체에 있는 사람들에게 호소할 어떤 것을 선택하고, 그리고 만일 당신과 당신의 목적에 관련되지 않은 사람들을 끌어들인다면 매우 좋을 것이다.

이벤트의 이유

토론에 대한 가장 많은 부분은 기금조성자로서 특별한 사건에 초점을 둔다. 그러나 몇몇의 관계자들은 이벤트가 돈을 더 모으기 위한 많은 다른 이유들 때문에 개최된다고 말한다.

- 알아보다 현재의 기증자 및 또는 자원봉사자를 알아본다.

- 기증자와 기증하고자 하는 잠재자들을 경작한다.

- 당신의 조직과 목적을 팔고 진전시킨다.

- 당신의 메일 발송 목록(더 많은 아이디어를) 만들어라

- 큰 기증자들을 위한 책무 도구

- 당신이 개최하는 이벤트의 형태에 관심있는 사람들을 당신 조직에 포함시키십시오.

이벤트는 후원자로서 얼마나 효과적일까?

몇몇의 참가자들은 단지 돈을 모으는데 균형이 맞춰져 있는 이벤트에 많은 시간과 힘, 그리고 돈을 가지고 효과적인 후원자들로서 특별한 이벤트의 전체의 아이디어를 묻는다. 게다가, 많은 후원자들은 그들의 공동체들이 불태워지는 이벤트를 추구한다.

어떤 시간 전에 포화점에 다다르고, 그리고 당신이 정말로 새롭고 다른 어떤 것을 따라갈 수 없다면, 사람들은 응하지 않는다.

매우 많은 비영리기관들은 그들의 자금조달을 위해 너무 많은 이벤트에 의존한다는 것 또한 사실이다. 심지어 기금이 떨어질 때마다 다른 이벤트 계획을 진행한다.

이것은 예산계획의 안정된 방법이 아니다

법인/재단의 기부금만큼이나 개인적인 기증자들을 개발하는 것은 필수적이다.

특별한 이벤트는 그 지역 안에서 도움을 주어야하고, 역시 약간의 자금도 조달해주어야 한다. 그러나 비영리기관의 대부분의 주요 자금은 조달될 수 없다.

몇몇의 관계자는 좋은 접근법에 대하여 말했다.:

당신이 갖고 있는 각각의 자금이 필요로 하는 요구를 바라보고, 당신이 이용할 개발 행위에 그것을 맞춰보시오.

(한 관계자는 이 원리에 대해 Kim Klein을 신용한다) 바꾸어 말하면, 만일 당신이 컴퓨터를 필요로 한다면, “우리는 컴퓨터가 필요합니다”라는 복권이나 걷기 대회를 개최하기 보다, 이것을 기증하거나 또는 이것을 위한 기금을 제공하는 누군가를 찾기위한 보다 많은 감각을 만들어야 한다.

최고의 관계자를 곁에 두시오: 비용 대 효과는 중요한 것이다.

권유과정 동안 그들에게 좋은 경험을 제공하고, 그때 훌륭한 책무 계획을 설정하는 등, 후원자를 잘 양성함으로서 당신은 그런 후원자와 건강한 관계를 발전시키게 된다.

이것은 후원자가 흥미를 가지는 것들에 대해 요청하고 돌아올 때 더 쉽게 된다.

얼마나 오랫동안 이벤트를 계획해야 합니까?

질문자는 특별한 저녁 이벤트를 계획하기 위해 10주의 시간이 적절한지 물어봤다. 그 대답은: 아마도!

큰 도시 지역(안)에서, 당신은 미리 일 년 동안 호텔/음식점/회의장 등에 관한 많은 양의 기록을 가질 수 있을 것이다. 그리고 계획을 하는데 있어 당신이 필요로 하는 시간이 얼마나 충분하지 않은지 알게 된다 : 당신은 당신 자신이 가지고 있는 것 만큼 다른 사람들의 스케줄에 빠져야 한다.

예를 들면, 만일 당신이 무언경매에 관한 아이템들을 권유하고자 한다면, 가능한 한 많은 시간을 내주어야 한다.

어떤 사업들은 그들이 가지고 있는 예산을 아직 편성하지 않았다고 말한다. 또는 지금 투자할 아이템을 가지고 있지 않다고 한다. 이런 모든 사업들에게 있어 당신은 그들에게 소개할 시간을 요청하고, 그리고 다음 해에 당신은 그들에게 접근할 정확한 시간을 알게 될 것이다!

일반적으로, 적어도 이벤트 보다 6개월 정도 앞에, 당신 위원회 위원들이 참석하는, 기관회의를 가지려고 노력하라.

계획하는 것은 당신이 기대하는 것보다 더 오래 걸린다.

침묵 경매

침묵경매에 관한 몇가지 아이디어들(live의 반대로서 경매인들이 침묵하면서 판매를 주관하는 것)

침묵 속에서 경매자들은 그들이 흥미 있어 하는 책상위에 놓인 각각의 서식에 기록을 한다 ; 다른 사람들은 뒤에‘입찰’이라고 쓴다.

입찰자 #1는 (가장 높고 마지막에 승리하는 입찰자가 나오는) 입찰이 끝나는 시간까지 다시 돌아가고, 다시 입찰도 할 수 있다.

특별히 당신이 경매할 수 있는 많은 물건들을 가지고 있고, 시간이 경매인들에게 전부 적당히 제공하는 것이 허락되지 않을 때, 침묵 경매들은 live 경매와 연결할 수 있다.

이런 상황에서는, 낮은 가치의 항목들 또는 침묵 경매 테이블을 위해 부족한 가시적 요소(상품권, 호텔 패키지 등등)들을 고르시오.

그때 각각의 아이템 판매호소가 극대화되도록 테이블을 설정한다. 항목의 특징과 이익을 충분히 확인할 수 있는 입찰 양식에 관련한 설명을 만든다.

사진, 팜플렛 등등을 포함하고, 꺼내어진 아이템들은 증명되어질 수 있다. ( 연장 전기선과 배터리를 잊지 마시오) 그리고 자원봉사자들은 (활발하게 입찰하는 화면) 아이템들을 을 보여줄 수 있다.

그리고, 자원봉사자들은 보여지게 되는 것들을 어떻게 조정할 수 있는지 알고 확인한다.

침묵 경매는 Live 경매를 허용하지 않는 프로그램 스케줄 시간에 개최될 수 있다.

어떤 사람들은 또한 다른 이유로 침묵 경매를 선호한다(훌륭한 경매인을 찾을 필요가 없고, 그리고 몇몇 입찰자들은 침묵 경매에 보다 안정적임을 느낀다. 그러나 Live 경매가 얼마나 재미있을 수 있는지 잊지 말아야 한다.

몇 가지 조언 : 좋은 보석류를 전시하는 것은 아마도 실수이다. 더욱이 테이블의 자원봉사자들은 보석의 값을 올리는 경향이 있거나 가치있는 작은 아이템을 소멸하는 경향이 있다...

만약 당신이 아이템의 몇 몇개를 가지고 있다면, 항목에 의해 그것들을 배열하기 위한 유혹을 이겨야한다(스포츠, 정원, 보석류 등)

아이템 상호보완은 잠재적인 비더(bidder)들이 모든 아이템을 보여주기 때문에 높은 이익을 가져오는 것을 의미한다. 만약 당신이 분류를 한다면, 사람들은 스포츠아이템에 관심을 가지는 것은 테이블에서 단지 주시만 할 것이고 흥미를 가질 수 있는 다른 아이템을 볼 수 없을 것이다. “보증된 구입 가격”을 포함하는 것을 고려하라 : 이것은 최상의 가격에 비더들을 위한 아이템의 구입을 보증할 액수이다(아이템의 가격은 전형적으로 125%~175%): 이것은 기대되는 비더들이 저녁동안 확실한 금액을 소비하기위해 도움이 되고 긴 반복성의 비딩 과정을 통해서 가기를 원치 않을 것이다(몇몇 사람들의 재미는 다른 사람들의 권태이다. 그렇지 않은가?

이벤트에서 일어나는 많은 일들

만약에 하나의 이벤트에서 너무 많은 다른 것들을 하는 것이 가능하다면.. “예를 들어 두 개의 추첨식 판매의 골프 출장이나 추첨식 저녁식사에 입찰식 경매가 더해지는 것? . 나는 사람들이 너무 많은 질문을 가지고 돌아올 것이라는 것이 걱정된다. 사람들은 아마도 이미 어느 정도 소비할 것인가를 결정했고 추첨식 판매는 돈의 방향을 바꾼다. 하지만 나의 위원회는 흥미와 관심을 가질 것이라는 흥미를 가진 사람들이다”라고 한 참여자가 물었다.

답변 : 많은 사례에서 당신은 소비를 위해 의도된 돈을 얻기 위한 충분한 것을 맞추지 못할 것이다. 만약에 자선 경매에서 기관을 지원하기 위해 온 예상된 출석자 목록을 정확하게 모았다면, 오히려 싸게 잘 사기 위하여 보는 것보다 기관을 지원하는 이벤트에서 그들이 소비해도 괜찮다는 어느 정도의 돈이 오는 것이다. 당신의 직업은 충분한 기회를 주기 위한 것이다. 만약 누구도 경매에서 성공적인 값을 제시하지 않는다면, 당신은 다른 옵션을 제공하는 것이 필요하다.

행사에 기증자 초대하기

행사에 적합한 사람들 모으는 것은 중요하다. 대부분의 기관에서는 기증자 목록 작성을 시작한다 ; 행사를 신뢰하는 모두를 초대하거나 아마 최고의 기증자를 초대하는 것을 원할지 모른다. 비록 당신의 계획이 크거나 지역사회의 광범한 이벤트 일지라도, 당신은 최고의 기증자를 위하여 특별한 초대장을 개인적으로 보내기를 원할지 모른다.

일반적으로 당신의 기관에 포함되어 있지 않은 당신의 위원회, 자원봉사자, 스탭들에게 물어보는 것을 고려해보아라. 그러면 그들은 당신에게 이름을 준 사람들에게 짧은 기록과 초대 서명이 더해진 파티주소를 갖는다. 혹은 “이 초대장은 요청에 의해 당신에게 보내졌습니다”라는 글과 이름이 채워진 라벨을 제작해라. 정확한 라벨을 사용하는 것은 초대장에 프린트되어 있는 것보다 나을 것이다. 그리고 또 다른 조언 : 비록 요금별납 대량우편일지라도 우표를 사용해라, 그것은 프린트되어있거나 요금별납우편보다 나아보이고 개인적으로 보인다.

협력하기

한 참여자는 “특별한 행사에 대하여 좋아하는 것은 지역 사업뿐만 아니라 다른 비영리기관에 협력을 위하여 훌륭한 기회이다”라고 기록했다. 이것은 부분적으로, 이유를 공유하는 지역사회의 다른 비영리 기관, 모두를 위한 생각의 양식이다(?). 아마도 “get more bang for the bunk"또는 이를테면, 비영리기관에서 얻을 수 있는(아마도 영리 사업) 공정한 박람회와 같은 것은 공정한 배려를 수행하기 위한 어느 것도 가지지 않는다. 그러므로 진실로 호화스러운 행사를 하는 것은 일과 금전적인 부담을 가지고 올 수 있다. 또는 스스로 할 수 없는 다소 큰 행사를 위하여 비록 당신의 이유가 보편적인 것이 아니더라도 중요한 수행에 대한 이유를 포함한 적이 없는 사람들을 교육하기 위한 허락의 이득을 가져올 수 있는 자선행사와 같은 증서를 포함한 것을 생각할 수 있다.

비영리기관과의 협력뿐만 아니라 지역 미디어를 통한 협력 방법은 어떠한 것이 있을지 기억해보라. 지역 TV나 라디오국에 당신의 기관을 위하여 투표할 수 있는 사람이 포함되는 것이 가능할 “연락책”을 제공해줄 수 있을지 도움을 물어봐라. 그리고 지역 미디어에서 광고로 돈이 소비되는 것을 기억하라. ‘경품’에 대해 항상 물어보지는 말라.

“협력”은 재단과 정부기관에서 제출 승인은 지역사회의 기관 사이에서 협력 배역을 찾을 때 자주 듣게 되는 단어이다. 이것은 명확히 생각의 가치가 있는 주제이다.

모금 활동 vs. 모금 개발

이전에 이것에 대한 주제를 다루는 동안, 계속적으로 고민을 하게 하는 것이고, 이번 시간을 통해 두 개념의 좋은 대답을 생각해보도록 한다.

1) 모금 활동은 문제를 세우는 즉각적인 만족이다 : 때때로 당신은 동전 한닢을 줍기 위해 더 많은 달러를 사용한다. 모금 개발은 장기간의 모금 욕구를 찾는 것과 모금을 위한 조요한 증여 프로그램을 개발하기 위한 철학적인 프로그램이다.

2) 모금 개발은 아마도 당신이 모금 자원을 발생시키기 위해 할 수 있는 것을 포함한다: 기증자 조사; 승인 조사; 특별 행사를 위한 획득; 법인 제공 프로그램 설립; 당신의 이유에 흥미를 가지고 있는 모금자와의 관계 개발; 데이터 관리(기증자에 대한 기록 유지 등); (지지자 모집과 호소를 위한) 광고 인쇄물(DM); 뉴스레터 쓰기 ; 그밖에..

NOTE: 이 주제는 찬조연설자와 Grassroots Fundrasing Journal의 저자인 Kim Klein, 그리고참고문헌을 포함한 FundClass Topic #5의 내용을 다루고 있다.